Как выбрать место для проведения мероприятия?
- Ирина Рудская
- 16 апр. 2017 г.
- 3 мин. чтения
Рекомендация №1: не влюбляться в место проведения мероприятий по фотографиям. Даже если Вы выбрали площадку и она подходит по всем параметрам, нужно обязательно посмотреть её воочию, а лучше - напроситься на мероприятие, которое пройдёт здесь в ближайшее время. Это единственный способ оценить не только физическое состояние помещений, но и увидеть работу всех служб. Рекомендация №2: помните о людях. Вы проводите мероприятие не для компаний, а для людей. Это не какая-то толпа, а вполне конкретные личности, которые отложили другие дела ради участия в Вашем событии. Исходите из соображений заботы о людях, тогда будет легко выбрать хорошее место для проведения мероприятия.
У меня есть разработанная форма, похожая на анкету, и я заполняю её, кода знакомлюсь с площадкой. Даже если мне место не понравилось, я не выбрасываю заполненный лист, чтобы сохранить свои впечатления максимально. Делюсь с Вами основными пунктами.
1. Соответствие основному запросу. Это, скорее, эмоциональный фактор. Кода мы планируем мероприятие, то сразу, не вдаваясь в технические нюансы, представляем, как и где это будет, какая сформируется атмосфера, будет ли дизайн интерьера отражать корпоративные цвета главного организатора и т.д.
2. Вместимость. Герберт Джекобс предложил правило определения плотности толпы, согласно которому, если на человека приходится 0,2 кв.м. пространства, то такое скопление людей называется скученным; 0,4 кв.м. - плотная толпа; 0,9 кв.м. - редкая толпа. Вы можете умножить одну из перечисленных величин на количество людей и получите минимальный метраж помещения для планируемого мероприятия. Кроме того, воспользуйтесь рекомендацией менеджера на площадке, который предложит зал, учитывая формат мероприятия и рассадку гостей.
3. Возможности для реализации запланированной программы. Сначала утверждается программа, потом подбирается площадка. В случае с конференциями обычно всё просто: зал со стульями, сцена и проекционное оборудование, зона для кофе-брейка. Если программа с развлекательной составляющей, следует продумать, есть ли гримёрка и всё необходимое для артистов (зеркало, розетка, утюг, швейный набор и т.д.); где комфортно предложить персоналу перекус, если это предусмотрено договорённостью с клиентом; где на открытой площадке разместить мусорные баки и биотуалеты и т.д.
4. Транспортная доступность. Обсудите с менеджером площадки, как гости будут прибывать на мероприятие (организовано на автобусах, на личных авто или вертолёте, пешком) и какие есть для этого возможности. Если вокруг здания парковка стихийная, платная, продумайте, удобно ли это гостям, достаточно ли мест и готов ли организатор оплатить парковку в соответствии с городским тарифом.
5. Питание. Если это не ресторан, то узнайте, есть ли на месте условия для приёма пищи. Быть может, Вам придётся пригласить кейтеринговую службу или выбрать её из тех, которые сама площадка допускает к работе у себя. Также сюда относится вопрос об алкогольных напитках: можно ли привозить своё, есть ли "пробковый налог", кто предоставляет посуду и обслуживает.
6. Помещения на площадке. Узнайте обо всех помещениях, которые могут быть открыты для Вас в день мероприятия. Придётся ли Вам с кем-то делить зал или площадку закрывают только под Ваше мероприятие? Если Вы приглашаете кейтеринг, уточните, какие у них требования к месту, где будут готовиться блюда. Нарисуйте схему, где располагается штаб крупного мероприятия, хранятся подарки, переодеваются артисты, есть ли гардероб, где место для курения и т.д.
7. Технические возможности площадки. Здесь важно постараться учесть всё и даже больше, потому как именно технические сбои чаще всего подводят организаторов (низкий сигнал wi-fi, не запустилась презентация, не работает монитор на сцене и т.д.). Если Вы имеете дело с музыкальными артистами, то лучше им напрямую согласовать свой технический райдер со специалистом на площадке.
8. Качество материального фонда. Тут всё просто и обычно материальное состояние пропорционально размеру арендной платы. Обязательно смотрите всё своими глазами или, в крайнем случае, любезно просите администратора прислать вам фото или видео в реальном времени в любой мессенджер. Отдельного внимания всегда заслуживает туалет, комната матери и ребёнка, место приёма пищи.
9. Вентиляция, кондиционирование. В помещениях с большим количеством людей должна быть хорошая вентиляция и кондиционирование. Обратите внимание, это не одно и то же. Многие современные площадки оснащены эффективными системами очистки воздуха, что позволяет ему не застаиваться. Спрашивайте, когда чистили кондиционер. В идеале это должно быть 2 раза в год (весной, осенью).
10. Персонал. Уточните, включена ли в аренду стоимость услуг уборщицы, охранника, гардеробщицы, парковщика, хостесс, свето- и звукорежиссёра.
11. Доступ на мероприятие. Позаботьтесь об обеспечении безопасности на мероприятии и присутствии только ваших приглашённых гостей. Если предстоит крупная конференция, то выберите место для стоек досмотра и регистрации.
12. Районная инфраструктура. Оцените статус безопасности и социального благополучия в районе проведения мероприятия, а также есть ли поблизости магазины на случай форс-мажора, кода надо будет купить воду, ручки, лекарства или др.
В моей практике был такой случай. 2010 год, конференция в Казахстане, в г. Алма-Ата. Клиент планировал мероприятие на 300 человек, а пришли 500! В тот день произошло чудо, не иначе. Банкетная служба отеля "Интерконтиненталь" не только обеспечила каждого гостя посадочным местом, но и всех накормила обедом. Это была высококлассная, слаженная работа всех сотрудников. Вот почему важно выбирать хорошее место и быть уверенным в подрядчике или быть готовым в одиночку решать возникающие вопросы.
Комментарии